ملخص الفصل ٥: مهارات الأعمال والمحاسبة
أهم أفكار كل درس في سطور، ومثال محلول، ورقم الصفحة في كتاب الطالب لتعود إليه. افتح الفصل في الكتاب (صفحة ٢٣٨)
5-1 حفظ الملفات
- حفظ الملفات ترتيب منهجي للأوراق والسجلات ليسهل الوصول إليها بسرعة، مع تخزينها بأمان لأنها سجلات قانونية.
- الحفظ الرقمي بتخصيص رقم فريد لكل مريض هو الأكثر شيوعا، لأنه يمنع الخلط بين الأسماء المتشابهة ويحافظ على الخصوصية، وتضيف الألوان وسيلة تحقق ثانية.
- تصنف السجلات إلى نشطة لمرضى يعالجون حاليا، وغير نشطة لمن لم يعاين منذ سنوات، ومغلقة لمن توفي أو انتقل.
5-2 استخدام الهاتف
- يترك حديث الهاتف انطباعا عن المنشأة، لذا يجيب الموظف فورا بصوت لطيف واضح ويعرف بالعيادة وبنفسه.
- لفرز المكالمات يحصل الموظف على اسم المتصل ورقم المريض وتاريخ ميلاده والغرض من المكالمة.
- الفرز عبر الهاتف هو تقييم الموقف وتحديد أولوية العلاج في مكالمات الطوارئ، باستخدام قائمة أسئلة محفوظة بجانب الهاتف.
5-3 جدولة المواعيد
- الجدولة المنظمة تقلل انتظار المرضى وتحافظ على العلاقات الجيدة، وتجرى غالبا بالحاسب مع بديل ورقي عند تعطله.
- تقسم دفاتر المواعيد اليوم إلى وحدات من ١٠ إلى ١٥ دقيقة، وتشطب فترات الراحة والاجتماعات، ويكتب بقلم رصاص ليسهل التعديل.
- يجب معرفة المدة اللازمة لكل إجراء قبل الحجز، فإذا خصص ١٥ دقيقة لفحص يستغرق ساعة تأخرت المواعيد التالية ٤٥ دقيقة.
5-4 تعبئة السجلات والاستمارات الطبية
- جميع السجلات الطبية سرية، ولا يفصح عن معلوماتها دون موافقة خطية من المريض، وتعود ملكيتها إلى الطبيب أو المؤسسة.
- تملأ استمارة تسجيل المريض في الزيارة الأولى، ويطلب منه التحقق من صحة معلوماتها في الزيارات اللاحقة.
- تتضمن الاستمارة عادة اسم المريض وعنوانه وهاتفه وحالته الاجتماعية وتاريخ ميلاده ومكان عمله والمسؤول عن الحساب ومعلومات التأمين.
5-5 كتابة خطابات العمل
- من أنواع الخطابات خطاب الموعد، وخطاب الاستدعاء للتذكير بفحص دوري، وخطاب الاستشارة لمتخصص، وخطاب الاستفسار لطلب معلومات.
- أجزاء الخطاب: الترويسة، وسطر التاريخ، والعنوان الداخلي، والتحية، وسطر الموضوع، والمتن، والاختتام، والتوقيع، والأحرف الأولى، وذكر المرفقات.
- يتكون المتن عادة من ثلاث فقرات: سبب الكتابة، ثم الحقائق الرئيسة، ثم التوقيع أو التذكير النهائي.
5-6 تعبئة استمارات التأمين
- تجمع معلومات التأمين في أول زيارة، وتنسخ بطاقة التأمين من الوجهين، ويتحقق في كل زيارة من عدم تغير التغطية.
- لا يفصح للتأمين عن المعلومات الطبية إلا بعد توقيع المريض على استمارة تفويض بالإفصاح.
- تستخدم المملكة التصنيف الدولي للأمراض ICD-10-AM لترميز التشخيص، وكلما زادت خانات الرمز زادت دقته، والرمز غير الصحيح قد يسبب رفض المطالبة.
5-7 نظام حفظ السجلات المالية
- حفظ السجلات المالية يتتبع التدفق النقدي، سواء إلكترونيا أو بنظام لوحة التثبيت الذي يسمى نظام الكتابة مرة واحدة.
- البيان اليومي سجل لكل المرضى المعاينين والرسوم المستحقة والمدفوعات المستلمة، وتجمع البيانات اليومية لتكون السجل الشهري.
- سجل الحساب يوضح الرصيد السابق ورسوم العلاج والدفعة المستلمة والرصيد الحالي، وقسيمة الدفع ترافق ملف المريض لتدوين العلاجات والرسوم.
مثال محلول
رصيد مريض السابق في العيادة 350 ريالا. في زيارة اليوم أجري له فحص رسومه 200 ريال وتحليل رسومه 150 ريالا، ودفع 400 ريال. ما رصيده الحالي في سجل الحساب؟
- رسوم اليوم: 200 + 150 = 350 ريالا.
- المستحق قبل الدفع: الرصيد السابق + الرسوم = 350 + 350 = 700 ريال.
- الرصيد الحالي: 700 − 400 = 300 ريال.
- تحقق: الرصيد الحالي + الدفعة = 300 + 400 = 700 ريال، وهو يساوي الرصيد السابق مع رسوم اليوم.
الإجابة: الرصيد الحالي المستحق على المريض 300 ريال.
ملخص من إعداد هلا سكول، راجعه فيصل عزيز. المرجع الأساسي هو كتاب الطالب؛ ارجع إلى الصفحات المذكورة.