ملخص الفصل ٢: التخطيط والتنظيم
أهم أفكار كل درس في سطور، ومثال محلول، ورقم الصفحة في كتاب الطالب لتعود إليه. افتح الفصل في الكتاب (صفحة ٦٦)
2-1 وظيفة التخطيط
- عدم التخطيط من أكثر أسباب فشل المنظمات، فالمديرون الذين يخططون لمستقبل منظمتهم يملكون فرصًا أكبر للنجاح من الذين ينشغلون بعمل كل يوم بيومه.
- خطة العمل وثيقة مكتوبة تفصّل طبيعة العمل وغاياته وأهدافه وطرق تحقيقها، وتشمل تحليلًا ماليًا للربحية المتوقعة، ويُعتمد فيها على تحليل نقاط القوة والضعف الداخلية مع الفرص والتهديدات الخارجية.
- التخطيط الاستراتيجي طويل المدى ويحدد أهداف العمل ككل واتجاهه، أما التخطيط التشغيلي فيحدد كيف يُنفَّذ العمل ومن ينفذه والموارد اللازمة له.
2-2 استخدام أدوات التخطيط
- الهدف وصف محدد للنتيجة التي تتوقع المنظمة تحقيقها، وللهدف الفعال أربع خصائص: أن يكون محددًا وذا مغزى، وقابلًا للتحقيق أي واقعيًا، ومعلنًا بوضوح لجميع الموظفين، ومتسقًا مع أهداف الإدارات الأخرى وأهداف المنظمة.
- من أدوات التخطيط: الميزانية وهي خطة مالية مكتوبة لعمليات فترة محددة، والجدول الزمني، والمعيار وهو مقياس محدد لما ينبغي أن يكون عليه الشيء.
- السياسات إرشادات عامة لاتخاذ القرارات في مواقف محددة متكررة، أما الإجراءات فخطوات تفصيلية لتنفيذ الأعمال، وتساعد هذه الأدوات مع البحوث على إعداد خطط فعالة.
2-3 وظيفة التنظيم
- التنظيم هو تحديد كيف تُنفَّذ الخطط بفاعلية أكبر بترتيب الموارد والعلاقات بين الأقسام والموظفين وتوضيح مسؤولية كل منهم، ويشمل ثلاثة عناصر: تقسيم العمل، والمرافق وظروف العمل، والموظفين.
- الهيكل التنظيمي هو البناء الرسمي الذي يربط مهام الأفراد والوحدات، وتعبّر عنه الخريطة التنظيمية وهي مخطط يوضح الوحدات والعلاقات ومستوى كل وظيفة في التسلسل الإداري.
- من خصائص التنظيم الجيد: المسؤولية والصلاحية، والمساءلة، ووحدة القيادة، ونطاق التحكم، فالمسؤولية إلزام يوجب على الفرد تنفيذ المهام الموكلة إليه، أما المساءلة فهي تحمّله مسؤولية النتائج الناجمة عنها.
2-4 تأسيس منظمات فعالة
- للهيكل التنظيمي نوعان أساسيان هما التنظيم الرأسي الذي تتسلسل فيه الصلاحيات من الأعلى إلى الأدنى، والتنظيم الرأسي الاستشاري، وأحدث الأنواع تنظيم المصفوفة وتنظيم الفريق.
- التقسيم مبدأ يضع الموظفين الذين يلبون احتياجات متشابهة في أقسام موحدة، وأكثر صوره شيوعًا التقسيم الوظيفي، ومنه أيضًا التقسيم حسب العملاء.
- التنظيم المركزي يحصر القرار في الإدارة العليا، أما اللامركزي فيقسم المنظمة إلى وحدات يرأس كل منها مدير له صلاحيات، وقد صارت المنظمات حديثًا أكثر تسطحًا ولامركزية.
مثال محلول
تريد سارة افتتاح مقهى قرب جامعة. لديها هذه المعلومات: خبرتها الطويلة في تحضير القهوة، وقلة رأس مالها، وكثرة الطلاب في المنطقة، واحتمال افتتاح سلسلة مقاهٍ كبيرة بجوارها. صنّف كل معلومة ضمن تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات.
- نفرق أولًا بين العوامل الداخلية التي تخص المنظمة نفسها، وهي نقاط القوة والضعف، والعوامل الخارجية في بيئتها، وهي الفرص والتهديدات.
- الخبرة في تحضير القهوة عامل داخلي إيجابي فهي نقطة قوة، وقلة رأس المال عامل داخلي سلبي فهي نقطة ضعف.
- كثرة الطلاب في المنطقة عامل خارجي يمكن الاستفادة منه فهو فرصة، واحتمال افتتاح منافس كبير عامل خارجي قد يضر بالعمل فهو تهديد.
- نستعمل النتيجة في خطة العمل، فتستثمر سارة خبرتها في جذب الطلاب، وتبدأ بمشروع صغير يناسب رأس مالها.
الإجابة: القوة: الخبرة، والضعف: قلة رأس المال، والفرصة: كثرة الطلاب، والتهديد: المنافس الكبير المحتمل.
ملخص من إعداد هلا سكول، راجعه فيصل عزيز. المرجع الأساسي هو كتاب الطالب؛ ارجع إلى الصفحات المذكورة.