ملخص الفصل ٨: التواصل التنظيمي وصنع القرارات
أهم أفكار كل درس في سطور، ومثال محلول، ورقم الصفحة في كتاب الطالب لتعود إليه. افتح الفصل في الكتاب (صفحة ٢٣٣)
8-1 التواصل التنظيمي
- التواصل عملية تبادل المعلومات وفهمها بين فردين أو أكثر بقصد التأثير أو تحفيز السلوك، والرسالة هي المعلومات المرسلة كلامًا أو كتابة أو أفعالًا أو رموزًا.
- تمر عملية التواصل الشفهي بالمتحدث، ثم تشفير الرسالة باختيار الرموز، ثم اختيار القناة كالمكالمة أو الرسالة النصية، ثم فك التشفير أي تفسير الرسالة وفهمها لدى المستمع، مع تغذية راجعة.
- التواصل التنظيمي يشمل كل أنواع التواصل داخل المنظمات ومع أصحاب المصلحة، ونجاحه يتطلب فهم المتحدث والمستمع لبعضهما.
8-2 التواصل بين الأفراد
- بيئة التواصل هي الأسلوب الاجتماعي للعلاقات، والتسلسل الهرمي نظام لترتيب الأفراد في رتب أو مستويات مختلفة من الأهمية.
- التواصل المفتوح يعني مشاركة جميع أنواع المعلومات عبر الحدود الوظيفية والتنظيمية، فيقل الاعتماد على الشائعات ويزداد التزام الموظفين بالأهداف.
- في الشبكة المركزية يتواصل الأعضاء عبر فرد واحد فيسرع القرار، وفي الشبكة اللامركزية يتواصلون بحرية، وهي الأنسب للمهام المعقدة.
8-3 التواصل في مكان العمل
- وسائل التواصل الاجتماعي تطبيقات قائمة على الإنترنت لصناعة المحتوى وتبادله، وتستخدمها المنظمات للتواصل مع العملاء والتفاعل مع الموظفين.
- قنوات التواصل الشخصية توجد خارج القنوات الرسمية، ومنها الشبكات الشخصية، والتواصل العنقودي غير الرسمي الذي قد ينشر الشائعات، والتواصل الكتابي.
- من نصائح بناء الشبكات أن تبني شبكتك قبل أن تحتاج إليها، إضافة إلى إنشاء قنوات تواصل رسمية داخل المنظمة.
8-4 فهم دور الاجتماعات الفعّالة
- الاجتماع لقاء ثلاثة أفراد أو أكثر لمناقشة مشكلات المنظمة وصنع القرارات، وبعض المواقف يكفيها رسالة مكتوبة بدل الاجتماع.
- تُعقد الاجتماعات لمشاركة المعلومات، وحل المشكلات، والتخطيط، والاطلاع على التحديثات.
- اجتماعات التغذية الراجعة تراجع ما أُنجز وتناقش المشكلات، أما الاجتماعات التطلعية فتتجه نحو المستقبل وتنظّم الجداول الزمنية للنشاطات.
8-5 كتابة التقارير والمقترحات المهنية
- التقرير مستند مكتوب يقدم معلومات حول موضوع معيّن بموضوعية وقد يشمل تحليلًا أو توصيات، والمقترح مستند يهدف إلى إقناع القارئ بتبني حل أو منتج أو فكرة.
- المقترح يُكتب عادة قبل صنع القرار ليؤثر فيه، والتقرير يُكتب بعد اتخاذ الإجراءات لتوثيقها.
- لاختيار نوع المستند يُحدَّد الهدف من الكتابة والقراء، ومن الأنواع: التقرير الإعلامي والتحليلي، والمقترحات الداخلية والخارجية.
مثال محلول
يريد قائد فريق إبلاغ الأعضاء بتأجيل اجتماع الأسبوع، ويريد أيضًا مناقشة خطة تسويق جديدة تحتاج إلى آراء الجميع. أي قناة يختار لكل موقف؟
- يحدد هدف كل رسالة: الأولى إعلام بمعلومة بسيطة، والثانية حل مشكلة تحتاج إلى نقاش وتبادل آراء.
- تأجيل الاجتماع لا يحتاج إلى نقاش، فتكفيه رسالة مكتوبة قصيرة عبر البريد الإلكتروني.
- خطة التسويق تحتاج إلى تفاعل وتغذية راجعة، فيناسبها اجتماع يُرسل جدول أعماله مسبقًا.
- تحقق: يراجع أن كل قناة تحفظ وصول الرسالة دون إهدار وقت، فلا يُعقد اجتماع لمعلومة بسيطة ولا تُناقش خطة معقدة برسالة.
الإجابة: رسالة مكتوبة لتأجيل الاجتماع، واجتماع بجدول أعمال مسبق لمناقشة خطة التسويق.
ملخص من إعداد هلا سكول، راجعه فيصل عزيز. المرجع الأساسي هو كتاب الطالب؛ ارجع إلى الصفحات المذكورة.